Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Gemeinde Schönwald im Schwarzwald
Franz-Schubert-Straße 3
D-78141 Schönwald im Schwarzwald
Telefon: +49 (0) 7722 8608-0
Telefax: +49 (0) 7722 8608-34
E-Mail: mail@schoenwald.de
Internet: www.schoenwald.net

2. Datenschutzbeauftragte/r

Die/den Datenschutzbeauftragte/n der Gemeinde Schönwald im Schwarzwald erreichen Sie unter:

E-Mail: datenschutz@schoenwald.de

3. Zweck des Online-Portals

Das Online-Portal dient der digitalen Abwicklung der Ganztags- und Ferienbetreuung. Dazu gehören insbesondere:

• Registrierung und Anmeldung von Erziehungsberechtigten,
• Erfassung von Kindern und Kontaktdaten,
• Buchung von Betreuungsmodulen und Mittagessen,
• Buchung von Betreungsleitungen in den Schulferien
• Erstellung und Verwaltung von Anmeldungen, Buchungsänderungen und Abmeldungen,
• Freigabe durch die Verwaltung,
• Bearbeitung und Veranlagung durch die Abrechnung,
• Bereitstellung von Übersichten für berechtigte Beschäftigte und Betreuungspersonal,
• Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten, insbesondere per E-Mail.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung des Portals können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, insbesondere Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Name des Kindes, Klasse und betreuungsrelevante Zuordnung,
• gebuchte Wochentage, Betreuungsmodule, Essensbuchungen und gebuchte Ferienbetreuungen
• Anmeldestatus, Änderungswünsche, Abmeldungen und Löschanforderungen,
• interne Bearbeitungsmerkmale wie „Anmeldung aktiv“, „Veranlagung erfasst“ und Bearbeitungszeitpunkte,
• freiwillig angegebene Hinweise, etwa zu Allergien, Unverträglichkeiten, Erkrankungen oder sonstigen betreuungsrelevanten Besonderheiten,
• Benutzerkonto-Daten, insbesondere Benutzername beziehungsweise E-Mail-Adresse, Rolle und verschlüsseltes Passwort,
• technische Protokolldaten, die beim Aufruf der Webseite entstehen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Organisation, Durchführung und Abrechnung der Ganztagsbetreuung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen kommunal- und schulrechtlichen Aufgaben der Gemeinde beziehungsweise auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Abrechnungspflichten bestehen.

Soweit Sie freiwillige Angaben machen oder eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Angaben zu Gesundheit, Allergien, Unverträglichkeiten oder ähnlichen betreuungsrelevanten Umständen können besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen. Deren Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder, wenn dies im Einzelfall zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist, gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Die Verarbeitung technischer Protokolldaten und der Betrieb sicherheitsrelevanter Funktionen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies zur sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Bereitstellung des Portals erforderlich ist.

6. Registrierung und Benutzerkonto

Für die Nutzung bestimmter Funktionen ist ein Benutzerkonto erforderlich. Dabei werden die zur Registrierung und Anmeldung erforderlichen Daten verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern in verschlüsselter beziehungsweise gehashter Form. Die Benutzerrollen steuern, welche Inhalte und Funktionen innerhalb des Portals sichtbar sind.

7. Buchung, Änderung und Abmeldung

Wenn Sie eine Anmeldung, Buchungsänderung oder Abmeldung einreichen, werden die eingegebenen Daten im Portal gespeichert und den jeweils zuständigen Stellen zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Bei Änderungen und Abmeldungen werden interne Freigabemerkmale zurückgesetzt, damit die Bearbeitung durch Verwaltung und Abrechnung erneut nachvollziehbar erfolgen kann.

8. Interne Freigabe- und Abrechnungsprozesse

Berechtigte Benutzerinnen und Benutzer der Rollen Verwaltung und Abrechnung sehen die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten. Die Verwaltung kann Anmeldungen, Änderungen und Abmeldungen fachlich freigeben. Die Abrechnung kann freigegebene Fälle zur Veranlagung bearbeiten und entsprechende interne Bearbeitungsmerkmale (zum Beispiel Buchungszeichen) setzen. Diese Bearbeitungsschritte dienen der Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäßen Verwaltung der Ganztagsbetreuung.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal kann E-Mail-Benachrichtigungen versenden, zum Beispiel zur Bestätigung von Anmeldungen, Änderungen, Abmeldungen oder zur internen Information über neue Fälle für die Veranlagung. Dabei werden die hierfür erforderlichen Kontaktdaten und Inhaltsdaten verarbeitet. E-Mails können technisch bedingt über den eingesetzten Mailserver verarbeitet und dort vorübergehend protokolliert werden.

10. Zugriff durch berechtigte Personen

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere Beschäftigte der Gemeindeverwaltung, die Abrechnung, zuständige Personen der Ganztagsbetreuung sowie Administratorinnen und Administratoren des Systems gehören. Eine Nutzung zu anderen Zwecken findet nicht statt.

11. Hosting und technische Bereitstellung

Das Portal wird auf einem Webserver betrieben. Beim Aufruf der Seiten werden aus technischen Gründen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL gehören.

Diese Daten werden zur Bereitstellung des Portals, zur Fehleranalyse, zur IT-Sicherheit und zur Abwehr missbräuchlicher Nutzung verarbeitet. Soweit ein externer Hosting-Dienstleister eingesetzt wird, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Betreiber des Servers: STRATO GmbH - Otto-Ostrowski-Straße 7 - 10249 Berlin.

12. Cookies und Sitzungsdaten

Das Portal verwendet technisch notwendige Sitzungs-Cookies, um eine Anmeldung zu ermöglichen und die Benutzersitzung aufrechtzuerhalten. Diese Cookies sind für den Betrieb des geschützten Bereichs erforderlich. Sie werden in der Regel nach Ende der Sitzung beziehungsweise nach Ablauf einer festgelegten Sitzungsdauer gelöscht. Eine Nutzung zu Werbe- oder Trackingzwecken findet nicht statt.

13. Empfänger und Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Organisation, Durchführung, Verwaltung oder Abrechnung der Ganztagsbetreuung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere interne Stellen der Gemeinde, berechtigte Betreuungskräfte, IT-Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung sowie im Einzelfall zuständige öffentliche Stellen sein.

14. Keine Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Sollte eine solche Übermittlung künftig erforderlich werden, erfolgt sie nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen entgegenstehen. Daten zu Buchungen, Abrechnungen und Veranlagungen können aufgrund kommunal-, haushalts-, steuer- oder abgabenrechtlicher Vorgaben länger aufzubewahren sein.

16. Datensicherheit

Die Gemeinde trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, passwortgeschützte Benutzerkonten, verschlüsselte Passwortspeicherung und eine verschlüsselte Übertragung der Webseite, sofern diese per HTTPS bereitgestellt wird.

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der für Anmeldung, Durchführung und Abrechnung der Ganztagsbetreuung erforderlichen Daten ist notwendig, damit Ihr Kind an der Betreuung teilnehmen kann und die Buchung ordnungsgemäß bearbeitet werden kann. Ohne diese Daten ist eine digitale Anmeldung, Verwaltung oder Abrechnung nicht oder nur eingeschränkt möglich. Freiwillige Angaben, insbesondere zu besonderen betreuungsrelevanten Umständen, sind als solche zu verstehen.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannte verantwortliche Stelle oder an die/den Datenschutzbeauftragte/n wenden.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist insbesondere:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 / 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen oder organisatorische Abläufe des Portals ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.